Huishoudelijk Reglement  

Naam vereniging: Tennisvereniging Woubrugge 

Vestigingsplaats: Woubrugge 

Gemeente:                 Kaag en Braassem 

District KNLTB:                    Leiden 

Rechten en verplichtingen van de leden 

Artikel 1. 

De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding te dragen.  

Artikel 2. 

De leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het inschrijfgeld te voldoen vóór 16 januari van het desbetreffende verenigingsjaar, tenzij de betalingstermijn op de contributiefactuur anders stelt. 

Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde data niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien. 

Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd. 

Artikel 3. 

Leden vanaf 18 jaar hebben de plicht om minimaal 2 x per jaar een bardienst te draaien. Bestuur, commissieleden, barcoördinatoren zijn hiervan vrijgesteld. Elk lid kan zijn/haar bardienst jaarlijks afkopen voor een door het bestuur vastgesteld en gepubliceerd bedrag. 

Niet op komen dagen bij een bardienst zonder een geldige reden leidt tot het opnieuw indelen van de bardienst. Bij wederom niet opdagen wordt een boete opgelegd. De hoogte van deze boete wordt door het bestuur vastgesteld en is gelijk voor alle leden. 

Artikel 4. 

Op ouders/verzorgers van jeugdleden, die zelf geen lid zijn van de verenging, kan een beroep gedaan worden om tijdens jeugdactiviteiten te assisteren. Te denken valt hierbij aan bijvoorbeeld helpen bij tennisactiviteiten of assisteren achter de bar. 

Artikel 5. 

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn. 

Vergaderingen 

Artikel 6. 

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen. 

Artikel 7. 

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen vóór de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste twee bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd. In spoedeisende gevallen kan mondeling en op elke termijn worden uitgenodigd, mits alle bestuursleden hiermee instemmen. 

Artikel 8. 

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden of ereleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering. 

Artikel 9. 

De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen. 

Artikel 10. 

Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden. 

Besluitvorming 

Artikel 11. 

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde leden 

stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. 

Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming 

overgegaan. 

Artikel 12. 

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. 

Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. 

Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet 

aangenomen. 

Artikel 13. 

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. 

Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. 

Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. 

Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of 

Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. 

Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd. 

Commissies 

Artikel 14. 

De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie. 

Deze commissies en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd. 

Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van elke 

commissie worden geregeld of gewijzigd. 

De commissies - met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten - kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen. 

Behoudens uitdrukkelijke andere beslissing worden commissieleden benoemd voor de tijd van een jaar met stilzwijgende verlenging. 

Artikel 15. 

De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad. 

Artikel 16. 

Door het bestuur wordt een onderhoudscommissie benoemd. 

De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit: 

a. het verzorgen van de banen, het beheren van het materiaal op en van de banen; 

b. het geven van aanwijzingen over het gebruik van de banen in verband met de gesteldheid ervan; 

c. het beheer van het clubgebouw; 

d. het zorg dragen voor een goede staat van onderhoud van het tennispark; 

e. het beheer van het groen op het park. 

Artikel 17. 

Door het bestuur wordt een jeugdcommissie benoemd. 

De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit: 

a. het organiseren van wedstrijden, evenementen en overige activiteiten ten behoeve van de juniorleden; 

b. het beoordelen, in overleg met de competitieleiders, van de speelsterkte van de juniorleden en het geven van aanwijzingen daarover. 

Artikel 18. 

Door het bestuur wordt een wedstrijdcommissie benoemd. 

De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit: 

a. het organiseren van wedstrijden en soortgelijke evenementen, waaronder het Open Toernooi, indien gewenst volgens KNLTB normen; 

b. het beoordelen, in overleg met de competitieleiders en met raadpleging van de KNLTB ranking, van de speelsterkte van de overige leden en het geven van aanwijzingen daarover. 

Artikel 19. 

Door het bestuur worden competitieleiders benoemd. 

De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit: 

a. het indelen, regelen, verzorgen en optreden als contactpersoon ter zake van de KNLTB competities; 

b. het beoordelen, in overleg met de wedstrijdcommissie en de jeugdcommissie, van de speelsterkte van de leden en het geven van aanwijzingen daarover. 

Artikel 20. 

Door het bestuur wordt een barcommissie benoemd. 

De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit: 

a. het verzorgen van de inkoop en het beheer van de voorraden; 

b. het verzorgen van de bezetting van de bar; 

c. het toelaten van introducé(e)s en innen van introductiegelden; 

d. het coördineren van het gebruik van het clubhuis; 

Prijsveranderingen en verandering in het assortiment dienen ter goedkeuring te worden voorgelegd aan het bestuur van de vereniging. 

De Barcommissie werkt volgens alle voorschriften die betrekking hebben op horeca in clubverband, zoals Alcohol gebruik, Hygiëne- en voedselveiligheid codes, rookbeleid. 

Artikel 21. 

Door het bestuur kan een communicatiecommissie worden benoemd. 

De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit het verzorgen van informatie aan de leden door middel van de website  en andere (digitale) media. 

Artikel 22. 

Door het bestuur kan een feestcommissie worden benoemd. 

De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit het in samenwerking met de betrokken andere commissies verzorgen van activiteiten die beantwoorden aan het doel van de vereniging zoals aangeduid in artikel 3, lid 2 onder b van de Statuten. 

Artikel 23. 

Door het bestuur kan een sponsorcommissie worden benoemd.  De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit het werven van sponsoren voor de verenging, plus het verzorgen van de reclame uitingen, de contracten en het gezamenlijk met het bestuur verzorgen van een jaarlijkse sponsoractiviteit. 

Artikel 24. 

Het bestuur kan tevens individuele leden toestemming verlenen ten bate van de vereniging activiteiten te organiseren. Evenals commissies leggen deze individuele leden verantwoording af aan het bestuur als bedoeld in artikel 14.   

Artikel 25. 

Ten minste eenmaal per jaar pleegt het bestuur gezamenlijk overleg met vertegenwoordigers van alle door het bestuur benoemde commissies. 

Bestuur 

Artikel 26. 

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van drie jaar. Bestuursleden treden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 11 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden. 

Artikel 27. 

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. 

Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. 

In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur. 

Artikel 28. 

Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald. 

Artikel 29. 

Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c van de Statuten, wordt gesteld op 4000 euro. 

Verplichtingen van het bestuur 

Artikel 30. 

Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden 

van: 

a. namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen; 

b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van  het bestuur; 

c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen. 

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. 

De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard. 

Aanmeldingsformulier 

Artikel 31. 

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient ten minste te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum. 

De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. 

De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de secretaris op te geven. 

De vereniging is verplicht de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar te maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid. 

Slotbepalingen 

Artikel 32. 

Alle leden kunnen kennis nemen van de Statuten en dit reglement via de website van de vereniging. 

Artikel 33. 

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 24 november 2016.

Tjeerd Reitsma - Voorzitter

Jaap Bot - Secretaris

Willem van Breda - Penningmeester

Laurens Cramer - Bestuurslid